NIK przyjrzał się cyfryzacji danych geodezyjnych w woj. podlaskim

Kontrola Delegatury NIK w Białymstoku została przeprowadzona w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego i w Związku Powiatów Województwa Podlaskiego (ZPWP), i objęła lata 2016–2024.
Kontrolerzy skupili się na projekcie pn. „Udostępnianie zasobów publicznych rejestrów geodezyjnych – modernizacja ewidencji gruntów i budynków” ze względu na jego znaczenie dla rozwoju województwa, skalę realizowanych zadań, jego wartość (ponad 68 mln zł) oraz przedłużającą się realizację.

• Przewlekłe przygotowanie

30 kwietnia 2015 r. Związek Powiatów Województwa Podlaskiego został powołany do realizacji projektu budowy e-usług, cyfryzacji i modernizacji baz danych zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Prace nad jego przygotowaniem rozpoczęły się 29 lipca 2015 r. wraz ze złożeniem pierwszej fiszy projektowej (czyli dokumentu opisującego istotę planowanego projektu, jego cele, koszty oraz zakres działań). Ostateczna wersja fiszy projektowej została zatwierdzona 27 stycznia 2017 r., czyli półtora roku po rozpoczęciu prac i po siedmiu korektach.

Prace nad przygotowaniem wniosku o dofinansowanie rozpoczęły się po zatwierdzeniu przez instytucję zarządzającą (tj. Zarząd Województwa) fiszy projektowej. Termin złożenia wniosku wyznaczono na 28 lutego 2017 r. Wniosek został jednak złożony 24 maja 2017 r., dopiero po drugim i ostatecznym wezwaniu oraz przedłużeniu terminu na jego złożenie.
Zaakceptowany wniosek uwzględniał udział w projekcie 15 partnerów (14 powiatów oraz województwa podlaskiego), co było niespójne z ostateczną fiszą projektową oraz studium wykonalności, w których założono udział tylko jednego partnera (województwa podlaskiego). Liczne niespójności fiszy, studium i wniosku wymagały szeregu uzupełnień o charakterze formalnym i merytorycznym, co zajęło ZPWP prawie pięć miesięcy. W konsekwencji podpisanie umowy dofinansowania nastąpiło po upływie prawie siedmiu miesięcy od daty złożenia wniosku o dofinansowanie.

• Opóźnienia w realizacji

Co prawda ZPWP zapewnił obsługę kadrową projektu, jednak kontrolerzy NIK stwierdzili nieprawidłowości mające wpływ na stabilność jego realizacji. W szczególności częste zmiany na stanowisku księgowego projektu wpłynęły na sprawność i terminowość obsługi finansowej. W sumie na tym stanowisku pracowały cztery osoby, przy czym jedna z nich nie dysponowała wymaganym doświadczeniem zawodowym. Ponadto pracownicy grupy koordynującej projekt zostali zatrudnieni prawie trzy miesiące po podpisaniu umowy o dofinansowanie. W toku kontroli stwierdzono, że w okresie wrzesień – grudzień 2018 r. nie wypłacano im należnego wynagrodzenia z powodu braku środków finansowych w posiadaniu ZPWP. Wynikało to z nieprzekazywania w terminie przez powiaty środków stanowiących ich wkład własny.

Zadania wyznaczone w przedsięwzięciu wykonano po upływie 12 miesięcy od pierwotnie założonego terminu. Termin zakończenia projektu początkowo wyznaczony na 31 grudnia 2022 r. został przedłużony do 28 grudnia 2023 r. Głównymi przyczynami opóźnienia były problemy z wyłonieniem wykonawców poszczególnych zadań oraz epidemia COVID-19. Na wydłużenie terminu realizacji projektu wpływ miały także problemy z nieterminowym przekazywaniem przez powiaty środków finansowych stanowiących wkład własny oraz nieterminowym opłacaniem przez ZPWP zobowiązań wobec firm wykonujących prace geodezyjne. Zarząd Województwa Podlaskiego kilkanaście razy przekraczał termin weryfikacji wniosków o płatność. Również rozliczenie projektu nie było terminowe. Na dzień zakończenia kontroli NIK – tj. 27 września 2024 r. – projekt nie został ostatecznie rozliczony.

Ponadto ustalono, że Komitet Sterujący, który miał być odpowiedzialny za podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących projektu, nie wykonywał swoich zadań. Do jego składu nie został wyznaczony przez marszałka województwa przedstawiciel Urzędu Marszałkowskiego, a posiedzenia Komitetu nie były zwoływane. W trakcie realizacji projektu zmieniła się również koncepcja udziału województwa podlaskiego. Po dokonanej przez ZPWP analizie efektywności ekonomicznej zadania przypisanego samorządowi województwa (tj. opracowania i wdrożenia aplikacji e-usługi) województwo odstąpiło od udziału w projekcie w charakterze partnera, pozostawiając jego pełną realizację ZPWP.

• Efekty projektu

W ramach projektu wykonano zadania polegające na: opracowaniu dokumentacji projektowej, modernizacji zasobu geodezyjnego, zakupie infrastruktury backupu i digitalizacji, szkoleniach i działaniach promocyjno-informacyjnych, zarządzaniu projektem i naborem inspektorów nadzoru prac geodezyjnych. Z końcowego rozliczenia przedstawionego przez ZPWP wynika, że w trzech powiatach (z 14) nie ukończono modernizacji zasobu geodezyjnego, a prace wykonano w zakresie od 63% do 83%. Pozostałe zadania wykonano w całości. Z przyjętych ośmiu wskaźników produktu zrealizowano wszystkie, natomiast wskaźnik rezultatu – liczba pobrań i odtworzeń dokumentów, zaplanowany na cały 2024 r., został osiągnięty już przed 30 czerwca 2024 r. Co zdaniem NIK świadczy o tym, że projekt był wyczekiwany przez mieszkańców i podmioty działające na terenie województwa podlaskiego.

Zgodnie ze sprawozdaniem Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii (na koniec 2023 r.) w 14 powiatach realizujących projekt liczba obrębów geodezyjnych wynosiła 3,5 tys. o łącznej powierzchni prawie 2 mln ha. W ramach projektu, według stanu na 28 grudnia 2023 r., na terenie powiatów będących w ZPWP zrealizowano prace dotyczące:
• modernizacji EGiB na obszarze 31% obrębów w powiatach i 25% powierzchni powiatów biorących udział w projekcie;
• utworzenia bazy GESUT na obszarze 29% obrębów w powiatach i 9% powierzchni powiatów;
• utworzenia bazy BDOT500 na obszarze 54% obrębów w powiatach i 16% powierzchni powiatów.

Oznacza, to że modernizacja i cyfryzacja danych geodezyjnych została przeprowadzona na mniej niż połowie obszaru powiatów biorących udział w projekcie.
Z informacji przekazanej przez powiaty uczestniczące w przedsięwzięciu wynika, że po uruchomieniu e-usług nastąpił znaczący wzrost wykorzystania danych zasobu geodezyjnego bez konieczności wizyty w urzędzie.
Na Projekt wydatkowano 68,2 mln zł, z tego dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej wyniosło 57,6 mln zł.

• Wnioski

W związku z wynikami kontroli, NIK wnosi do Zarządu Województwa Podlaskiego oraz Związku Powiatów Województwa Podlaskiego o podjęcie działań w celu objęcia całego terenu województwa modernizacją i cyfryzacją danych geodezyjnych.

Z pełną treścią raportu NIK można zapoznać się TUTAJ.